Het corona-virus en de dienstverlening bij burgerzaken

Op deze pagina bundelen we enerzijds een aantal good practices die ons bereikten over hoe burgerzaken kan omgaan met de huidige crisis en anderzijds de relevante berichten/updates van de hogere overheid inzake de dienstverlening burgerzaken.

Binnenlands Bestuur Vlaanderen 24-08-2020

De richtlijnen voor begrafenisondernemers en crematoria inzake het beheersen van infectierisico’s bij de behandeling van overledenen met bevestigde COVID-19-besmetting werden op 24 augustus 2020 het laatst aangepast en geactualiseerd concreet (in verband met het aantal aanwezigen op een begrafenisceremonie).

Burgerlijke huwelijken 22-08-2020

Bij MB van 22 augustus 2020 (BS 22 augustus 2020) wordt het aantal aanwezigen bij de burgerlijke huwelijken (ceremonie) eens te meer gewijzigd en opgetrokken tot maximum tweehonderd personen. De werkelijke capaciteit zal in het overgrote deel van de gemeentehuizen veel lager liggen omwille van de social distancing van anderhalve meter. In de openbare gebouwen die voor het publiek toegankelijk zijn – zoals gemeentehuizen – geldt een mondmaskerplicht.

Binnenlands Bestuur Vlaanderen 16-07-2020

Sinds 18 juli liepen de afwijkingen inzake het individueel lijkenvervoer en de tweede beëdigde geneesheer bij crematie ten einde.

De Vlaamse Regering keurde op 27 maart 2020 een afwijking aan het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en lijkbezorging goed.
De wijziging houdt o.m. in dat tijdens de huidige noodsituatie, veroorzaakt door de ziekte COVID-19, bij crematie het verplichte tweede advies van de geneesheer wegvalt:
• als het overlijden plaatsvindt in het ziekenhuis;
• als het overlijden plaatsvindt buiten het ziekenhuis en de behandelende geneesheer of de geneesheer die het overlijden vaststelt, bevestigt dat het overlijden te wijten is aan het coronavirus.
De duurtijd van deze afwijking is beperkt tot de door de Vlaams Regering afgekondigde civiele noodsituatie met betrekking tot de volksgezondheid. Artikel 4, §1, 1° van het decreet van 20 maart 2020 over maatregelen in geval van een civiele noodsituatie met betrekking tot de volksgezondheid, bepaalt dat de Vlaamse Regering de duur en de startdatum ervan bepaalt. Bovendien geldt de afwijkingsregeling voor een termijn van maximaal 120 opeenvolgende dagen, die in werking treedt op de startdatum. Voor de huidige noodsituatie komen de afwijkingen bijgevolg te vervallen op 17 juli 2020 middernacht.

In afwijking van artikel 13, derde lid, van het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging, kunnen meerdere niet-gecremeerde stoffelijke overschotten gezamenlijk vervoerd worden. Ook de duurtijd van deze afwijking is beperkt tot de door de Vlaams Regering afgekondigde civiele noodsituatie met betrekking tot de volksgezondheid (cfr. punt 6.3).. Voor de huidige noodsituatie komen de afwijkingen bijgevolg te vervallen op 17 juli 2020 middernacht.

Dit betekent dat vanaf 17 juli 2020 middernacht er een einde komt aan deze afwijking en moeten niet-gecremeerde stoffelijke overschotten dus vanaf deze datum terug individueel met een lijkwagen of op een passende wijze worden vervoerd.

Procedures tijdelijke verlenging kort verblijf 12-06-2020

De procedures betreffende een tijdelijke verlenging van het kort verblijf wegens het coronavirus zoals beschreven in de GemCom nota van 1 april 2020 onder Kort Verblijf punt b en c) worden gewijzigd. In bepaalde situaties zal de gemeente ambtshalve een Covid-document kunnen afgeven dat het tijdelijk verblijf toestaat in afwachting van een terugkeer naar het herkomstland of thuisland. Een nieuwe GemCom nota van 12 juni 2020 verduidelijkt de drie scenario's ter zake die gelden vanaf 22 juni 2020.

Openingsuren loket en levering kaarten 10-06-2020

Vanaf 10-06-2020 is het loket van de FOD Binnenlandse Zaken aan de Koloniënstraat opnieuw toegankelijk volgens de gebruikelijke openingsuren: van 8u30 tot 19u45 op weekdagen en van 8u30 tot 12u30 op zaterdag. Dit betekent dat:
• De identiteitskaarten, daags voordien aangevraagd in spoedprocedure, opnieuw kunnen afgehaald worden tot 19u45
• Het opnieuw mogelijk is om paspoorten in zeer dringende procedure voor afhaling de dag zelf in de Koloniënstraat, aan te vragen tot 15u30 in de gemeente of aan ons loket zelf .

ZetesCards zal het gebruikelijke leveringsschema hervatten vanaf maandag 15 juni 2020. De planning is beschikbaar op volgende websites:
eID
paspoort
rijbewijs.

Afbouwfase bevolkingsregisters en elektronische identiteitskaarten 20-05-2020

Bij Omzendbrief van 20 mei 2020 laat ook de FOD Binnenlandse Zaken weten dat de uitzonderlijke en voorlopig versoepelde administratieve maatregelen inzake de bevolkingsregisters en de elektronische identiteitskaarten opnieuw geleidelijk opgeheven kunnen worden en dit vanaf 1 juni 2020.

Ook de FOD Binnenlandse Zaken roept op de regels inzake social distancing te respecteren en organisatorische maatregelen en schikkingen te nemen om deze te concretiseren. Verder moet zoals in de vorige Omzendbrief van 24 maart 2020 er nog steeds zo veel als mogelijk digitaal blijven verder gewerkt worden: aangifte van adreswijziging, afgifte van bevolkingsuittreksels en – attesten, toegang tot en verbetering van gegevens in het Rijksregister, verzending van formulieren tussen gemeenten, enz.

Afbouwfase DVZ 15-05-2020

Ook de DVZ liet weten dat meer en meer activiteiten hernomen kunnen worden.

Ook DVZ benadrukt dat bepaalde regels van kracht blijven, ongeacht de afbouwfase waarin we ons bevinden. Het gaat om regels als het beperken van contact tussen mensen, het respecteren van veilige afstanden en goede hygiënische reflexen (ook wel “barrièregebaren” genoemd).

De gemeentelijke organisatie komt de gemeente toe. De gemeente bepaalt zelf haar openingsuren, of er gewerkt wordt op afspraak, welke maatregelen toegepast worden om de fysieke afstand te behouden, … Enkel de gemeente kan de nodige maatregelen te treffen ten aanzien van de medewerkers: telewerk, beschermende maatregelen, …

Ook in de afbouwfase(s) moet de voorkeur gegeven worden aan alternatieve manieren om het aantal verplaatsingen te beperken. Desalniettemin kan de loketwerking weer opgestart (of verder uitgebreid) worden voor zover de bovenstaande regels gerespecteerd kunnen worden.

De DVZ raadt verder aan om de afgifte en verlengingen van de verblijfsdocumenten (attesten van immatriculatrie, elektronische vreemdelingenkaarten,…) als prioritair te beschouwen. Het indienen van nieuwe verblijfsaanvragen of aanvragen tot verlenging van het verblijf kunnen al zeker tot 15 juni 2020 via digitale weg gebeuren.

Ook wat het kort verblijf betreft, blijven de huidige aanbevelingen gelden.

Wij willen nog preciseren dat de verlengingen van de Attesten van Immatriculatie die tot nu toe enkel in IT 195 werden geregistreerd ook effectief op de kaart dienen aangebracht te worden wanneer betrokkene zich opnieuw kan aanbieden aan het loket. Dit met oog op coherente info in het rijksregister (IT 195) en op de kartonnen kaart, zodat betrokkene geen problemen zou krijgen bij eventuele administratieve controles.

VLAVABBS zal de DVZ vragen of de bestaande elektronische werkwijze voor bepaalde aanvragen ook na de coronatijd kan gecontinueerd worden. Eventueel zou daarvoor een veilig platform voor de informatie-uitwisseling tot stand kunnen worden gebracht.

Communicatie FOD Justitie 15-05-2020

De FOD Justitie vraagt deze communicatie bij onze leden bekend te maken.

In het kader van de afbouwstrategie worden bepaalde maatregelen in de openbare dienstverlening versoepeld. De officiële informatiewebsite over corona vermeldt daarover dit:

“Wat met overheidsadministraties (bijvoorbeeld gemeenten)? De administraties blijven functioneren om hun taken te blijven garanderen met inachtneming van de social distance maatregelen en/of telewerken waar mogelijk. Zij informeren de bevolking over de mogelijkheden om documenten en informatie te verkrijgen via alternatieve manieren (online).”

De opmaak van alle akten van de burgerlijke stand moet mogelijk zijn.

De steden en gemeenten reorganiseren zich dus (stapsgewijs) om alle taken uit te oefenen, met respect voor de regels rond afstand en andere veiligheidsmaatregelen (mogelijkheid om de handen te wassen, handgels te gebruiken of, als dat wenselijk is, de burger te vragen een mondmasker te dragen, …).

De organisatie van de gemeentelijke diensten komt de lokale en toezichthoudende overheid toe: zij bepalen de openingsuren, of er (enkel) gewerkt wordt op afspraak, welke voorzorgen gelden om afstand te behouden, …

Het organisatorische luik van de afbouwstrategie vraagt, op tal van vlakken, veel van de lokale en toezichthoudende overheden. In een eerste fase zal er wellicht voornamelijk op afspraak gewerkt worden, om dit organisatorisch mogelijk te maken om vervolgens over te gaan tot een verdere uitrol van de afbouwstrategie.

De steden en gemeenten treffen ook maatregelen voor medewerkers: telewerk, beschermingsmateriaal, …

Binnen het wettelijk kader moet elektronische dienstverlening de norm blijven.

Exit-strategie 15-05-2020

Vele gemeenten denken momenteel na over hoe de fysieke dienstverlening burgerzaken weer kan uitgebreid worden. Uiteraard blijft men overal zo veel als mogelijk inzetten op elektronische dienstverlening zoals voor het aanvragen van akten en attesten of het doorgeven van een verhuisaanvraag.

Om de doorstart van uitsluitend essentiële en dringende dienstverlening naar ook niet-essentiële dienstverlening te maken, wordt overal hard gewerkt om de veiligheid van burgers én loketpersoneel te garanderen. Veiligheid moet centraal staan en komt op de eerste plaats! Heeft u zelf ook goede ideeën of manieren van werken gevonden: geef ze gerust door!

Enkele voorbeelden van maatregelen die her en der genomen worden:
- louter werken op afspraak
- afspraaktijden ruim zetten zodat ook wanneer een afspraak wat langer duurt er geen file aan wachtenden ontstaat
- stapsgewijs producten openstellen
- burgers met een afspraak ten vroegste x aantal minuten voor de afspraak de loketzaal laten betreden zodat wachten tot een minimum beperkt wordt
- vragen met zo weinig mogelijk personen naar het loket te komen
- handen wassen bij binnenkomen
- geen ticketzuilen laten gebruiken, maar tickets aanreiken
- routes voorzien voor burgers en personeel waardoor mensen mekaar niet moeten kruisen, de routes kunnen bv. met pijlen op de grond worden aangegeven
- stoelen in wachtzones op veilige afstand van elkaar plaatsen
- loketbalies dieper maken en plexiglas plaatsen
- zorgen voor voldoende ontsmettingsmiddelen voor burgers en medewerkers
- meer poetstijden bv. ook overdag in een pauze loketten poetsen of ontsmetten
- aanraden van het dragen van mond-neusbescherming
- teams opsplitsen in twee groepen om besmettingsgevaar in te dijken, backoffice-bureaus op veilige afstand van mekaar te gebruiken (bv. om en om) en continuïteit te kunnen garanderen
- …

Algemene informatie over de hervatting van de gemeentelijke dienstverlening vind je ook bij de VVSG. Veel succes aan iedereen! Stay strong!

Communicatie FOD Justitie 16-04-2020

De FOD Justitie vraagt VLAVABBS een communicatie te verspreiden over de implicaties voor de burgerlijke stand van deze periode met maatregelen tegen het Coronavirus. In de communicatie wordt een onderscheid gemaakt tussen essentiële en niet-essentiële dienstverlening burgerlijke stand.

Verwijderen pacemaker 06-04-2020

Zorg en Gezondheid heeft de richtlijn ‘Wat te doen bij een overlijden van een patiënt’ geactualiseerd. Die bevat meer informatie over het verwijderen van pacemakers in het kader van de COVID-19 pandemie.
De richtlijn wordt verder toegelicht in een brief aan de lokale besturen.

Zetes: opschorting leveringen 3 tot 8 april 03-04-2020

Zetes liet weten dat er een besmetting met COVID-19 vastgesteld werd bij een dispatcher van Zetes Express. De firma nam onmiddellijk de nodige maatregelen om collega’s die tijdens de incubatieperiode in contact waren met die persoon, in quarantaine te plaatsen en zo een verdere verspreiding van het virus te voorkomen.
Dit heeft echter gevolgen voor de levering van de documenten aan de gemeenten:
• de levering van documenten aangevraagd in normale procedure wordt voorlopig opgeschort tot en met woensdag 8 april.
• de levering van documenten aangevraagd in dringende of superdringende procedure wordt verder verzekerd binnen de voorziene levertermijnen.
Het gaat om een preventieve maatregel. Tot op heden zijn er geen bevestigde gevallen van COVID19 onder de chauffeurs. De dispatchers hebben bovendien geen contact met de sealbags en/of hun inhoud.

Vlaanderen: begraafplaatsen en lijkbezorging 31-03-2020

Op 31 maart 2020 (inwerkingtreding 1 april 2020) verscheen in het Staatsblad het Besluit van de Vlaamse regering van 27 maart 2020 tot afwijking van artikel 13 en van artikel 19 van het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging.
Concreet wordt bepaald dat:
- tot het opheffen van de noodsituatie meerdere niet-gecremeerde stoffelijke overschotten gezamenlijk in plaats van individueel mogen vervoerd worden
- tot het opheffen van de noodsituatie het verslag van de beëdigd geneesheer aangesteld door de ambtenaar van de burgerlijke stand om de doodsoorzaak na te gaan bij crematie niet langer vereist is indien:
x het overlijden plaatsvindt in het ziekenhuis
x het overlijden plaatsvindt buiten het ziekenhuis én het overlijden te wijten is aan covid-19.
Dit wil zeggen dat het verslag van de beëdigd geneesheer enkel nog noodzakelijk is bij een overlijden buiten het ziekenhuis waarbij het overlijden niet te wijten is aan covid-19.
Meer info op de website van de Vlaamse regering.

Binnenlandse Zaken: bevolkingsregisters en identiteitskaarten van Belgen 24-03-2020

Op de website van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking en via Belpic worden de gemeenten in kennis gesteld van de Omzendbrief van 24 maart 2020 betreffende de uitzonderlijk en voorlopig versoepelde administratieve maatregelen betreffende de reglementering met betrekking tot het houden van de bevolkingsregisters en de afgifte van elektronische identiteitskaarten van Belgen gedurende de gezondheidscrisis ten gevolge van het CORONAVIRUS - Covid 19. Dit om zoveel mogelijk de fysieke contacten met de bevolking te vermijden.

Aan bod komen: de aangifte van de verandering verblijfplaats (liefst elektronisch), het onderzoek naar de reële verblijfplaats (uitstel of alternatieve werkwijzen), het verzenden van de verschillende modellen (elektronisch of per brief), de afgifte van uittreksels en attesten (elektronisch of per brief, aan te bevelen via Mijn Dossier), het inzage- en verbeteringsrecht (elektronisch of per brief, aan te bevelen via Mijn Dossier), de oproeping voor de identiteitskaarten (burgers vragen zich vanaf mei aan te melden), de aanvraag en afgifte van de e-ID (uitstel, wel prioriteit aan diefstal/verlies garanderen), de levering door ZETES, de adreswijziging op de chip (uitstel), de spoedprocedure (met essentieel karakter), de Kids-ID (uitstel) en het algemene uitstel voor de verdere uitrol van de nieuwe e-ID met vingerafdrukken.

Identiteitskaarten 19-03-2020

De tijdelijke planning en verdeling van de gemeenten in de groepen A – Abis – B en Bbis die ten gevolge van het COVID-19 virus zullen worden geïmplementeerd vanaf as vrijdag 20/03/2020 zijn nu beschikbaar op onderstaande websites:

e-ID
paspoort
rijbewijs

DVZ 19-03-2020

Op GemCom verscheen een uitgebreide nota van DVZ inzake de invloed van de maatregelen voor de bestrijding van het coronavirus op de vreemdelingendossiers.

DVZ blijft operationeel, de dossiers blijven behandeld worden en de telefonische permanentie en bereikbaarheid per e-mail worden verzekerd. In de onderrichtingen op GemCom vind je per dienst (kort verblijf, lang verblijf, gezinshereniging) wat de dringende zaken zijn, wat uitgesteld kan worden, wat van op afstand kan gebeuren en wat uiterst dringend nog op afspraak zou moeten gebeuren.

Voorlopige maatregelen eID 18-03-2020

Vanwege de FOD Binnenlandse Zaken verscheen dit bericht: U heeft ongetwijfeld de maatregelen vernomen die onze overheid neemt om de verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan.

We begrijpen dat dit heel wat vragen opwerpt. Onze diensten bereiden momenteel een omzendbrief met specifieke maatregelen voor. Deze zal u zo snel als mogelijk worden toegestuurd.

We kunnen u alvast volgende zaken meedelen:
- Er is beslist voorlopig geen volgende pilootgemeenten voor de nieuwe eID met vingerafdrukken op te starten.
- De veralgemening van de nieuwe eID met vingerafdrukken wordt voorlopig uitgesteld.
- ZETES EXPRESS past zijn schema’s aan. Concreet houdt dit in dat het aantal leveringen in de gemeenten beperkt wordt tot één bezoek per vier werkdagen voor de normale aanvragen. De dringende aanvragen zullen tijdig worden geleverd. Bij het leveren van de documenten zal er geen fysiek contact meer plaatsvinden tussen de chauffeur en de ambtenaar. Alle manipulaties op de mobiele terminal zullen door de chauffeur zelf worden uitgevoerd.
- We willen graag nog even herhalen dat veel attesten uit het Rijksregister alsook attesten Burgerlijke Stand (opgemaakt na 31 maart 2019) terug te vinden zijn in MIJN DOSSIER, de online toepassing die 24u op 24 en 7 dagen op 7 bereikbaar is. De burger kan zijn attesten en akten van thuis uit downloaden. U kunt desgewenst het promomateriaal voor MIJN DOSSIER gebruiken om de burgers hiervan op de hoogte te brengen. Dit vindt u hier terug.

Gelieve Zetes te verwittigen via eidsupport@zetescards.be indien de loketten gesloten zijn of indien de procedure voor het leveren van identiteitsdocumenten in uw gemeente wijzigt ten gevolge van de pandemie.

Ook in deze moeilijke tijden blijven wij bereikbaar. Voor eventuele vragen kan u nog altijd terecht bij onze Helpdesk: 02 518 21 16 – mail

Tot slot herhalen we nog even de belangrijkste maatregelen:
- Verplaatsingen zo veel als mogelijk beperken
- Regelmatig handen wassen met zeep
- Afstand houden van elkaar (‘social distancing’).

Alle informatie hierover is terug te vinden op volgende officiële site. Laten we vooral goed op elkaar en onszelf passen. Bedankt voor uw begrip.

Paspoorten aanvragen en levering 18-03-2020

Vanwege de FOD Buitenlandse Zaken, Directie C3 Reis- en Identiteitsdocumenten verscheen volgend bericht voor de paspoortdiensten van de Belgische gemeenten:

Om de verspreiding van het Corona – Covid 19 virus in te dijken:
- moeten fysieke contacten maximaal vermeden worden
- zijn alle niet-essentiële verplaatsingen en reizen naar het buitenland verboden, dit tot minstens 05/04/2020.

Dit heeft gevolgen voor de aanvragen van paspoorten in superspoedprocedure:
- Het loket superspoedprocedure in de Koloniënstraat in Brussel zal vanaf nu sluiten om 15.45 uur.
- Alle aanvragen moeten dus ten laatste om 11.30 uur doorgestuurd worden, of het nu via de gemeente is of rechtstreeks bij het centraal loket, dit om een levering op dezelfde dag te garanderen. Voor aanvragen die later ingediend worden, zullen de paspoorten pas de volgende dag afgehaald kunnen worden.

Dit heeft ook gevolgen voor de levering van paspoorten:
- De productie en levering van paspoorten loopt door,
- maar er zal geen fysiek contact meer plaatsvinden tussen de chauffeurs die de identiteitsdocumenten leveren (eID, KidsID, rijbewijzen, paspoorten) en de ambtenaren die belast zijn met de ontvangst hiervan in de betreffende gemeenten. Alle manipulaties op de mobiele terminal van de chauffeur zullen door de chauffeur zelf worden uitgevoerd.
- De contractuele leveringstermijnen zullen gerespecteerd worden, met name levering op de volgende werkdag (dringende procedure) of binnen 5 werkdagen (gewone procedure).
- De leveringen van de paspoorten in gewone procedure gebeuren nog maar om de 4 dagen in de gemeente, niet langer om de 2 dagen.

Loket BiZa voor gecentraliseerde levering – beperkte openingsuren 18-03-2020

De Helpdesk Instellingen en Bevolking laat volgend bericht weten:

Om ons aan te passen aan de opgelegde maatregelen door onze regering, zal ons loket, gelegen aan de Koloniënstraat, door de week gesloten zijn vanaf 15u45 in plaats van 19h45. Wij blijven dus toegankelijk van 8u30 tot 15u45 in de week en vanaf 8u30 tot 12u30 op zaterdagochtend.

Deze maatregel treedt in werking vanaf donderdag 19 maart 2020.

De elektronische identiteitsdocumenten met gecentraliseerde levering in spoed zullen dus enkel tijdens deze periodes beschikbaar zijn.

Wat betreft de voorlopige identiteitskaarten, verwijzen we naar de maatregelen opgelegd door de regering die stellen dat enkel noodzakelijke verplaatsingen zijn toegestaan. Daarom vragen wij u om onze diensten uitsluitend te contacteren als de vraag van de burger daaraan voldoet.

Uitstel van niet-essentiële reizen en gevolgen van COVID19 voor de visumactiviteiten 18-03-2020

Op voorstel van de Europese Commissie hebben de staatshoofden en regeringsleiders besloten om de buitengrenzen tijdelijk te sluiten voor de onderdanen van derde landen die niet-essentiële reizen ondernemen.

Dit betekent dat er momenteel en tot nader order geen visumaanvragen meer in ontvangst kunnen worden genomen en geen visa meer kunnen worden afgegeven. In de meeste landen zullen de Visa Application Centers trouwens gesloten worden.

Er worden echter uitzonderingen toegestaan voor reizigers met een essentiële functie of behoefte.

De personen die een visum ontvangen hebben wordt sterk aanbevolen om elke niet-essentiële reis uit te stellen. Indien de geldigheidsduur van het visum dat voor de uitgestelde reis afgegeven werd niet volstaat om de duur van de nieuwe reis te dekken zal een nieuw visum kunnen worden aangevraagd. Hiervoor moeten de volgende documenten worden voorgelegd:
- visumaanvraagformulier met de nieuwe data van de reis,
- bewijs van betaling van de handling fee,
- kopie van het reisdocument met het visum dat voor de uitgestelde reis werd afgegeven
- bewijs van de bepalingen voor de nieuwe reis (bv. nieuwe datum die vastgelegd is voor de conferentie of het professioneel rendez-vous, nieuwe uitnodiging, enz.) en
- een reisziekteverzekering die de duur van de nieuwe reis die voorzien wordt, dekt.

De reeds ingediende visumaanvragen worden verder onderzocht. Indien een positieve beslissing wordt genomen zal het visum echter niet onmiddellijk worden afgegeven, tenzij de aanvrager een essentiële functie of behoefte heeft.

Indien het visum voor een kort verblijf werd aangevraagd zal het visum kunnen worden afgegeven wanneer de situatie weer normaal is, op voorwaarde dat de aanvrager nog steeds aan de binnenkomstvoorwaarden voldoet.

Continuïteit DABS 18-03-2020

Het projectteam laat weten dat de DABS draaiende wordt gehouden en de werking normaal is. De helpdesk werkt vanuit teleworking-mode.

Voorbeelden van maatregelen vanuit diverse gemeenten 18-03-2020

Welke maatregelen nemen gemeenten tijdens deze corona-crisis om de dienstverlening van burgerzaken aan te passen en onze burgers en medewerkers optimaal te beschermen? We delen een aantal voorbeelden.

Uiteraard zijn de maatregelen in principe tijdelijk en kunnen ze steeds overruled of doorkruist worden door nadere instructies van de hogere overheden. De hier volgende opsomming is daarom enkel ter inspiratie en moet niet als richtlijn beschouwd worden:
- steeds in backoffice, frontoffice en wachtruimtes de sociale afstand van 1,5 m behouden bv. stoelen uiteen halen, tussen 2 open loketten een leeg loket laten, afstandslijnen aanbrengen op de grond, een doorzichtig plexischerm plaatsen voor elk loket, kleinere locaties sluiten en grotere locaties gebruiken enz.
- ook op begraafplaatsen en voor rouwstoeten de social distancing rigoureus toepassen
- handen wassen faciliteren voor burgers en medewerkers bv. elke burger vragen de handen te wassen voor het loketbezoek (sommige gemeenten huurden daartoe mobiele wastafels)
- ontsmettingsproduct voorzien aan elk loket, eventueel handschoenen
- de bezetting verkleinen: minimumbezetting, thuiswerk faciliteren (laptop, extra scherm, vpn-verbindingen enz.), werken in shifts of ploegendiensten die mekaar niet ontmoeten, beperken van de openingstijden, eventuele sublocaties sluiten of bundelen
- producten uitsluitend op afspraak inplannen om wachtrijen te vermijden
- de burgers oproepen enkel voor dringende en strikt noodzakelijke dienstverlening te komen
- (nog meer) inzetten op elektronische dienstverlening bv. akten en attesten via bestaande e-loketten of MijnDossier, melden van een verhuis, aangifte overlijden (op vraag Binnenlands Bestuur Vlaanderen minstens via mail behandelen), informatie en inlichtingen over dossiers via mail afhandelen enz.
- de telefonische- en mailbereikbaarheid handhaven of verhogen en waar mogelijk loketcontacten vervangen door telefonische- of mailcontacten
- producten opdelen in elektronisch af te handelen dienstverlening, loketdienstverlening die essentieel moet kunnen doorgaan en loketbezoek dat niet-essentieel is (dus “kan wat uitstel verdragen tenzij dringendheid wordt ingeroepen”).
Voorbeelden van elektronisch af te handelen dienstverlening zijn: overlijdens, akten en attesten, inzage en verbetering registers, aanvraag pin-puk, verhuis melden, aankomstverklaring en melding aanwezigheid, verlenging kort verblijf, indienen verblijfsaanvraag, aanvragen verlenging of statuutswijziging, aanvraag gezinshereniging, verlenging A-kaart
Voorbeelden van essentiële dienstverlening zijn: geboorten, voltrekken van geplande huwelijken, erkenningen, aanvraag ID-documenten/vreemdelingenkaarten/paspoorten/rijbewijzen (maar enkel in een dwingende situatie, spoed mits essentieel karakter of zeker ook diefstal/verlies), afleveren pin-puk (bv. telewerk)
Voorbeelden van minder dringende dienstverlening waar in eerste instantie uitstel aangewezen is (tenzij een grondige reden voor dringendheid wordt ingeroepen): aangifte huwelijk, wettelijke samenwoning, registratie van wilsverklaringen allerhande, aanvragen Belgische nationaliteit, onderzoek naar de reële verblijfplaats (tenzij hoogdringende situatie of door bepaalde andere bewijsstukken te aanvaarden, zie Omzendbrief 24/03/2020), reistoelating minderjarige, annulering nog niet-afgehaalde kaarten, adreswijziging chip, kids-ID, uitschrijven uit bevolkingsregister enz.
- waar mogelijk elektronisch betalen
- geplande huwelijken contacteren om het aantal aanwezigen te beperken tot koppel en getuigen en de mogelijkheid te bieden tot uitstellen van het huwelijk (bij een eventuele nieuwe aangifte documenten uit oude aangifte hergebruiken waar mogelijk en niet opnieuw laten betalen), bij ceremonieel ondertekenen eigen balpen burger laten gebruiken
- inzetten van ondersteuning door andere ambtenaren van het gemeentebestuur wiens diensten gesloten zijn
- collega’s als back-up opleiden voor essentiële dienstverlening
- afspraken tot bezorging van een lichaam of as op de begraafplaatsen zodanig inplannen dat kruisen van rouwstoeten niet voorkomt en aantal arbeiders kan beperkt worden
- ...