Voornaamsverandering bij de ABS

Voornaamswijziging naar ambtenaren burgerlijke stand vanaf 1 augustus 2018

De wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing hevelt de bevoegdheid van de minister van Justitie om te beslissen over verzoeken tot voornaamsverandering via Ministerieel Besluit over naar de ambtenaren van de burgerlijke stand met inwerkingtreding op 1 augustus 2018 (art.119 t.e.m. 136 van de wet van 18 juni 2018, zie ook de gecoördineerde versie van de Wet van 15 mei 1987 betreffende de namen en de voornamen).
Op 18 juli 2018 werd in het Staatsblad een omzendbrief gepubliceerd over de te volgen procedure. De omzendbrief bevat tevens een model van het verzoek tot voornaamsverandering en een verklaring op eer voor de aanpassing van de voornaam voor transgenders.
Een verzoek tot voornaamsverandering wordt ingediend bij de ambtenaar van de burgerlijke stand, die drie maanden de tijd krijgt om het te beoordelen en de gerechtelijke antecedenten van de verzoeker na te gaan. Bij twijfel kan een niet-bindend advies aan de procureur des Konings te worden gevraagd. Het verzoek wordt definitief bij overschrijving ervan in de registers van de burgerlijke stand (model van akte en randmelding).
Ook transgenders kunnen een beroep doen op de ambtenaar van de burgerlijke stand voor een voornaamswijziging. Een loutere verklaring op eer dat betrokkene ervan overtuigd is dat het geslacht in de geboorteakte niet overeenstemt met de innerlijk beleefde genderidentiteit volstaat.

Praktisch richtlijnen nieuwe procedure voornaamsverandering

Wie kan gebruik maken van de procedure?
Enkel Belgen, erkende vluchtelingen of staatlozen kunnen een voornaamsverandering vragen, met uitzondering van de vreemdelingen die een verzoek indienen op basis van het gegeven dat zij geen voorna(a)m(en) hebben in het kader van hun nationaliteitsdossier (art. 15 of 21 WBN).

Welke ambtenaar van de burgerlijke stand is bevoegd?
In beginsel van de gemeente waar de persoon op wie de voornaamsverandering betrekking heeft, is ingeschreven in de bevolkingsregisters. Personen die in het buitenland verblijven en niet meer ingeschreven zijn in de bevolkingsregisters van een Belgische gemeente, moeten zich richten tot de gemeente van laatste inschrijving.Bij gebreke van enige huidige of vroegere inschrijving in de bevolkingsregisters, is Brussel bevoegd.
Wie dient het verzoek tot voornaamsverandering bij de ambtenaar van de burgerlijke stand in?
Een meerderjarige of ontvoogde minderjarige kan het verzoek zelf indienen. Hij kan – wanneer hij niet in persoon kan of wenst te verschijnen – ook een advocaat of een derde inschakelen. Wanneer een derde wordt ingeschakeld dient dit via authentieke en specifieke volmacht te gebeuren.
Voor niet-ontvoogde minderjarigen wordt het verzoek ingediend door zijn wettelijke vertegenwoordiger. Wettelijk (art. 373 1e lid en 374 § 1 1e lid BW) volstaat het verzoek door één ouder (of meeouder). De omzendbrief vraagt voorzichtigheidshalve om de ouder die het verzoek alleen aflegt wel te ondervragen over het akkoord van de andere ouder en bij de minste twijfel dit op te vragen (een geschrift van welke aard ook kan volstaan). Zonder een dergelijk akkoord of het expliciet niet-akkoord van de andere ouder, dient het verzoek onontvankelijk te worden verklaard.
Het verzoek van één ouder volstaat uiteraard wel indien er geen afstammingsband ten opzichte van een andere ouder bestaat, de verzoekende ouder het exclusief ouderlijk gezag toegewezen kreeg, de andere ouder uit de ouderlijke macht werd ontzet, overleden is, afwezig verklaard, onbekwaam of in de onmogelijkheid verkeert zijn wil te kennen te geven.

Hoe wordt het verzoek ingediend bij de ambtenaar van de burgerlijke stand?
Een in te vullen en te ondertekenen model van verzoek en van de bijkomende verklaring op eer (voor transgenders) werden gepubliceerd in de omzendbrief.
Omdat de voornamen voor Belgen in principe enkel worden vastgesteld door de akte van geboorte (decreet 6 fructidor jaar II en vanaf 1 januari 2019 nieuw art. 370/1 BW) dient volgens de omzendbrief de akte van geboorte te worden voorgelegd.
Indien de verzoeker in België werd geboren of de geboorteakte werd in België overgeschreven, vraagt de ambtenaar van de burgerlijke stand dit zelf op. In de andere gevallen dient de verzoeker de geboorteakte zelf voor te leggen, indien nodig gelegaliseerd en beëdigd vertaald. Bij gebrek aan een geboorteakte kan de verzoeker volgens de omzendbrief de familierechtbank om een vonnis vragen dat de geboorteakte vervangt (art. 46 BW).

Hoe wordt het verzoek behandeld door de ambtenaar van de burgerlijke stand?
De ambtenaar van de burgerlijke stand moet een beslissing nemen binnen de drie maanden na de indiening van het verzoek.
Net als bij het opnemen van de voornamen in de akte van geboorte, dient de ambtenaar van de burgerlijke stand er op toe te zien dat de gevraagde voornamen geen aanleiding geven tot verwarring en zij de verzoeker of derden niet kunnen schaden. Voornamen die – op zichzelf beschouwd of samengenomen met de familienaam – belachelijk, hatelijk, absurd of choquerend zijn, moeten worden geweigerd, net als voornamen die slechts uit één enkele letter of een opeenvolging van medeklinkers bestaan (omzendbrieven van 24 maart 1988 en 7 april 1989).
De ambtenaar van de burgerlijke stand dient een uittreksel uit het strafregister (art. 595 Wetboek van Strafvordering) op te vragen. Enkel definitieve veroordelingen voor zware inbreuken (misdaden, wanbedrijven tegen personen) of chronische of specifieke misdrijven (bv. aanmatiging van naam, oplichting, wanbedrijven tegen de openbare trouw) kunnen een belemmering vormen voor een voornaamsverandering.
De ambtenaar van de burgerlijke stand kan bij twijfel over de beoordeling van de wettelijke voorwaarden of de gerechtelijke antecedenten het niet-bindend advies vragen aan de procureur des Konings. Bij ontstentenis van een advies binnen de drie maanden na indienen van het verzoek, wordt dit geacht positief te zijn.
Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand de voornaamsverandering toestaat, maakt hij de akte van voornaamsverandering aan in de DABS (zorg ervoor dat alle akten die betrekking hebben op dezelfde persoon op uittreksel-niveau voordien in de DABS werden opgeladen). De voornaamsverandering gaat in vanaf datum van opmaak van de akte.
Wanneer de ambtenaar van de burgerlijke stand de voornaamsverandering weigert (bv. op basis van een gebrek aan akkoord van de andere ouder, op basis van gerechtelijke antecedenten of omdat de gekozen voorna(a)m(en) niet aanvaardbaar worden geacht) wordt een weigeringsbeslissing opgesteld en te kennis gebracht van de verzoeker. Deze kan binnen de dertig dagen na kennisgeving van de weigering een beroep instellen bij de familierechtbank.

Welke zijn de specifieke regels voor transgenders?
Transgenders kunnen vanaf de leeftijd van 12 jaar met bijstand van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger of voogd ad hoc om de voornaamsverandering verzoeken. Een specifieke verklaring op eer vervangt het verzoek (model bijgevoegd bij de omzendbrief) en geeft recht op de voornaamsverandering. De gekozen voornaam moet wel in overeenstemming zijn met de innerlijk beleefde genderidentiteit, maar een advies vragen aan de procureur of een afweging van de gerechtelijke antecedenten mag niet.
De procedure tot wijziging van de registratie van het geslacht en de voornaamsverandering zijn twee aparte procedures elk resulterend in een eigen akte. Ze kunnen gelijktijdig gevoerd worden met als voordeel dat bv. de identiteitskaart slechts één maal hoeft vervangen te worden. Betrokkenen kunnen er echter ook voor opteren de procedures na elkaar te voeren in willekeurige volgorde.

Kan de gemeente een retributie vragen?
De gemeente kan via gemeenteraadsreglement een retributie opleggen voor de procedure tot voornaamswijziging. Transgenders mag echter slechts 10% gevraagd worden van het vastgelegde retributiebedrag. Aanvragen tot voornaamswijziging voor vreemdelingen die de Belgische nationaliteit aanvragen en niet over een voornaam beschikken, dienen gratis te worden behandeld.