Modernisering Burgerlijke Stand

Infosessies modernisering burgerlijke stand

Save the date voor de twee infosessies over de modernisering van de burgerlijke stand en de introductie van de DABS: 18 februari 2019 Hasselt en 25 februari 2019 Gent. Meer info volgt.

Processen burgerlijke stand

De DABS brengt heel wat wijzigingen met zich mee over hoe aangiften verlopen en akten opgemaakt worden. De verschillende processen - op basis van de nieuwe wetgeving - staan voor iedereen gratis ter beschikking op deze website (VLAVABBS).

Uitstel opstart DABS

De Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) vraagt ons om onze leden te informeren dat de inwerkingtreding van de Databank Akten Burgerlijke Stand (DABS) wordt uitgesteld tot 31 maart 2019.
De ontwikkeling en voorbereiding van de DABS zit in de laatste fase. De uitvoering zowel op technisch vlak als op reglementair vlak is bijna klaar. Evenwel is het noodzakelijk dat de informatica-toepassingen klaar, getest en geaccepteerd zijn. Evenzo is het noodzakelijk dat alle betrokken actoren de tijd krijgen om kennis te nemen van de verschillende uitvoeringsbesluiten. Om die redenen is het nodig om de inwerkingtreding van de modernisering van de burgerlijke stand met drie maanden uit te stellen.
De minister van Justitie heeft op 21 november 2018 de noodzakelijke amendementen ingediend in de Kamer om de inwerkingtreding van de nieuwe burgerlijke stand uit te stellen tot 31 maart 2019.

Overgangsperiode
De gemeenten worden gevraagd alle vereiste maatregelen te nemen om deze periode van drie maanden te overbruggen, concreet blijft de huidige regelgeving in voege tot 31 maart 2019. Akten van de burgerlijke stand worden dus verder op papier opgemaakt en gehandtekend. De papieren akten worden na inwerkingtreding van de DABS zoals voorheen ingebonden en neergelegd.
Voor VLAVABBS is het belangrijk dat het uitstel een beperkte periode betreft. Het is geen afstel en doet geen afbreuk aan alle lopende inspanningen van de gemeenten om zich voor te bereiden op de DABS, akten te migreren en de nieuwe of aangepaste software uit te testen. Alle partners krijgen de tijd om de vereiste end-to-end testen uit te voeren en te beschikken over alle uitvoeringsbesluiten. De voorbereiding van de opstart gaat op volle kracht verder.

Infosessies en draaiboek
Onze vereniging had op donderdag 13 en vrijdag 14 december 2018 infosessies ingepland voor alle leden om kennis te nemen van de laatste stand van zaken voor de opstart. Deze infosessies worden verplaatst naar de maand februari. De juiste data worden nog bekend gemaakt.
Voor de opstart van de nieuwe colleges, de aanduiding van de ambtenaar van de burgerlijke stand en de machtigingen binnen het ganse domein burgerzaken wordt er begin december wel een draaiboek met modellen ter beschikking gesteld via deze nieuwsbrief en de website. Voor burgerlijke stand zal dit dus nog op basis van de huidige wetgeving zijn die in voege blijft.

Digitale ondertekenoplossing DABS

Vanaf 1 januari 2019 worden de elektronische akten van de burgerlijke stand enkel nog elektronisch gehandtekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand of diens gemachtigde beambte van het gemeentebestuur. Door de ondertekening met een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt de authenticiteit, integriteit en onveranderlijkheid van de akten gewaarborgd.
Het is noodzakelijk dat de gemeenten een digitale ondertekenmodule van een softwareleverancier voorzien, die gevalideerd wordt door de Databank van de Akten van de Burgerlijke Stad (DABS). Gemeenten of softwareleveranciers die geen andere oplossing hebben of wensen aan te kopen kunnen intekenen op de raamovereenkomst van de FOD BOSA inzake elektronische ondertekening die werd toegewezen aan de firma Doccle. Voor de Doccle/e-Connect oplossing wordt een prijs per handtekening van € 0,10 aangerekend.

Bevraging modernisering burgerlijke stand - update 27-09-2018

De Dienst Administratieve Vereenvoudiging schrijft sinds eind februari elke gemeente in België aan met een tweemaandelijkse korte bevraging over de overstap van de lokale registers van de burgerlijke stand naar het centrale register DABS (Databank voor Akten van de Burgerlijke Stand) op 1 januari 2019. In dit register zullen akten op elektronische en uniforme wijze aangemaakt en beheerd worden. Elke Belgische gemeente moet de overstap mee maken, vandaar dat de DABS elke gemeenten apart bevraagt. Zo kan de DAV de digitalisering opvolgen en u als gemeente bijstaan waar nodig. Het is dan ook in uw eigen voordeel mee te doen met de bevraging, die elke twee maanden zal herhaald worden om de voortgang te meten. Op basis van de verzamelde data stelt de DAV een online dashboard op met de geaggregeerde resultaten raadpleegbaar op deze website. VLAVABBS steunt uiteraard dit initiatief en roept alle Vlaamse gemeenten op snel werk te maken van het beantwoorden van de vragen.

Opleidingen modernisering burgerlijke stand

In juni (eerste sessie) en november (tweede sessie) organiseerde VLAVABBS opleidingen over de modernisering van de burgerlijke stand. De vragen uit de eerste infosessie vindt u hier, de vragen uit de tweede infosessie worden binnenkort ter beschikking gesteld.

Testen modernisering burgerlijke stand en privacybescherming

Op dit moment wordt de Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) volop uitgetest. Dit gebeurt veelal achter de schermen: tegelijkertijd met de creatie van nieuwe akten communiceert de software burgerlijke stand met de DABS om ook centraal een elektronische akte aan te maken. Daarnaast worden de aangeboden gegevens voor de migratie van oude papieren akten eveneens getest vooraleer echt in migratie te gaan.
Sommige Oost-Vlaamse gemeentebesturen kregen een advies van hun informatieveiligheidsconsulent of functionaris (piva eGov) voor gegevensbescherming om niet mee te werken aan de testfase. Dit advies werd ondertussen ingetrokken en aangepast. De testen betreffen immers acceptatietesten – dit zijn de laatste testen voordat een systeem operationeel wordt. Het is vanwege de complexiteit dan ook nodig om met reële gegevens (bestaande akten) te testen, om adequaat de kwaliteit van de migratie te kunnen beoordelen.
Bovendien is de FOD Justitie verwerkingsverantwoordelijke voor de ontwikkeling en implementatie van de DABS en staat daarmee in voor de verwerkingsovereenkomsten met haar (sub)verwerkers, waaronder DXC/CSC. Deze firma werd door de Diest voor Administratieve Vereenvoudiging (DAV) geselecteerd voor de ontwikkeling van de DABS en het begeleiden van de integratie- en acceptatietesten voor deze databank. Vanaf midden 2019 zal trouwens het Rijksregister verder instaan voor het operationeel beheer van de DABS.

Wet modernisering gepubliceerd - update 02-07-2018

Op 2 juli verscheen in het Staatsblad de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing, met daarin de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. Deze treedt in werking op 1 januari 2019.

FAQ Modernisering en informatisering burgerlijke stand beschikbaar

Op het VLAVABBS-congres presenteerde Erwin De Pue de faq-lijst modernisering burgerlijke stand.

Informatiesessies modernisering burgerlijke stand en verkiezingen

Op 13 maart in Hasselt en op 21 maart in Gent organiseerde Vlavabbs voor zijn leden informatiesessies rond modernisering burgerlijke stand en lokale verkiezingen. De presentatie over de modernisering van de burgerlijke stand kan hier teruggevonden worden. Alle vragen in verband met het project kunnen steeds gemaild worden aan de helpdesk van de DABS. Projectinfo vindt u ook terug op de speciale website van de DAV.

Opheldering migratie oude akten naar DABS - update 11-12-2017

Wanneer de Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) opstart, worden er enkel nog elektronische akten van de burgerlijke stand opgemaakt en digitaal ondertekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn gemachtigde. Ook bijwerkingen (nu nog randmeldingen) zullen uitsluitend elektronisch aangebracht worden.
Om dus oude (papieren) akten in de toekomst te kunnen actualiseren en er uittreksels en afschriften van af te leveren, worden deze eveneens opgenomen in de DABS. Deze migratie vergt van de gemeentebesturen een grondige reflectie: welke akten uit welke periode gaan we migreren, hoe gaan we migreren, doen we dit zelf of kiezen we één of meerdere migratiepartners?
Het projectteam van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) maakte twee overzichtelijke samenvattingen die de gemeentebesturen kunnen helpen:
- de eerste vat de migratie van oude akten naar de DABS samen: hoe worden documenten afgeleverd naar de Go Live van de DABS, welke zijn de migratiescenario’s en uit welke periode migreer je best
- de tweede nota gaat over het aanvragen van een extract uit het Rijksregister om de lokale gegevens te verrijken: hoe wordt dit extract aangevraagd en welke zijn de belangrijkste krachtlijnen daarbij.
Het Rijksregister stelt de bestelbon voor het extract ter beschikking. De bestelbon moet verzonden worden DABS.BAEC@rrn.fgov.be (nieuw speciaal mailadres voor deze aanvragen van het Rijksregister) en helpdesk.DABS@premier.fed.be (algemeen mailadres van het projectteam ter opvolging van de aanvragen).
Uitgebreide informatie vindt u verder in de migratienota, achtergrondinformatie in het migratie-artikel in @burger.

Voorontwerp modernisering op ministerraad - 20-07-2017

Op 20 juli 2017 keurde de ministerraad in eerste lezing het voorontwerp van wet goed aangaande de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. Het is een stap verder richting realisatie van dit grote project. Momenteel wordt het advies gevraagd van de Raad van State, de Privacycommissie en de verenigingen voor steden en gemeenten. Het is de bedoeling dat het nieuwe wettelijk kader nog dit jaar door het parlement zou kunnen goedgekeurd worden.

Migratienota beschikbaar - 29-06-2017

Een onderdeel van het project “Modernisering en Informatisering van de Burgerlijke Stand” van de DAV is het opladen van de oude papieren akten naar de DABS, in zover dat van deze akten nog afschriften of uittreksels afgeleverd moeten worden of er nog wijzigingen moeten worden aangebracht. Als gevolg van deze migratie kunnen de papieren akten na de Go Live van de DABS op 1 januari 2019 op dezelfde elektronische wijze beheerd worden als de nieuwe akten die opgemaakt worden in de DABS.

De wijze waarop de migratie kan gebeuren, wordt gedetailleerd omschreven in de migratienota die tot stand kwam na overleg met de betrokken partners. Gegeven dat na de go live van de DABS alles op louter elektronische wijze moet gebeuren, is het niet verwonderlijk dat de DAV aanraadt om vandaag reeds te starten met het voorbereiden van de migratie. Vragen die gemeenten zichzelf moeten stellen hebben betrekking op de periode waarover de gemeente zal migreren, de manier waarop de gemeente zal migreren en de keuze van migratiepartner die de gemeente zal bijstaan. Begin 2018 kunnen de eigenlijke migraties aanvatten.

De migratie is een redelijk technische en complexe materie. Gemeenten geraken al een heel eind op weg door de nota rustig (en eventueel meermaals) door te nemen, door gesprekken aan te gaan met IT partners en door het oor te luisteren te leggen bij andere gemeenten. Daarnaast kan steeds informatie ingewonnen worden door contact op te nemen met de gemeenteorganisaties en de DAV.

Stand van zaken project op VLAVABBS-congres 2017 - 10-05-2017

Erwin De Pue (DAV) en Steve Heylen (VLAVABBS) lichtten de voortgang van het project modernisering van de burgerlijke stand toe op het VLAVABBS-congres op 10 mei 2017. Na de succesvolle informatiesessies dit voorjaar (bijna 80% van de gemeenten nam deel) gaat het project gestaag verder. De juridische teksten zijn klaar om het politieke besluitvormingsproces in te gaan. Het is de bedoeling om eind dit jaar daarmee te landen in het parlement.

Ondertussen draait de testdatabank van akten van de burgerlijke stand op volle toeren. Meer dan 8.000 akten werden reeds neergelegd door de gemeenten via hun softwareleveranciers. Ook aan de integratie met het Rijksregister en de module voor de FOD Buitenlandse Zaken wordt stevig doorgewerkt.

Op vlak van IT wordt vooruitgeschoven dat de softwareleveranciers tegen 1 januari 2018 een werkend programma op poten hebben staan, zodat het testen door de gemeenten kan beginnen. In 2018 kan ook gestart worden met het opladen van oude akten. Later op het jaar volgen ook nieuwe informatiesessies zodat iedereen zich optimaal kan voorbereiden.

Het DAV projectteam buigt zich momenteel over een migratienota waarin in detail wordt omschreven welke gegevens nodig zijn om een succesvolle migratie te bewerkstelligen. Deze nota zal voorgesteld worden aan de IT-partners op het einde van mei, waarna deze verspreid zal worden naar de gemeenten in de loop van de maand juni via VLAVABBS. Deze nota kan aan de basis liggen van de offertes van de gemeenten.

Presentatie infosessies beschikbaar - 31-01-2017

De Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) die namens de betrokken federale overheidsdiensten het project coördineert, organiseerde begin 2017 samen met VLAVABBS drie informatiesessies voor alle gemeenten over het project modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. U vindt de presentatie van de informatiesessies hier. Vanuit het project wordt ook een vragenlijst verspreid die u nog steeds aan de DAV kunt bezorgen.

Groen licht van ministerraad voor modernisering burgerlijke stand - 09-12-2016

De ministerraad gaf op 9 december 2016 groen licht voor het project modernisering en digitalisering van de burgerlijke stand. Een digitale burgerlijke stand zal de huidige papieren burgerlijke stand vervangen. Voor zowel burgers als overheden zal dit grote efficiëntiewinsten opleveren.

Op 1 januari 2019 wordt de centrale Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) opgestart. Alle akten worden vanaf die datum louter elektronisch opgemaakt door de gemeentelijke ambtenaren van de burgerlijke stand.

De oude archieven zullen gedigitaliseerd worden naarmate uittreksels van de akten worden opgevraagd of wijzigingen aan de burgerlijke stand van een burger moeten worden aangebracht. Ook zullen alle verschillende types uittreksels elektronisch kunnen afgeleverd worden. Overheden kunnen de databank consulteren wanneer die daar behoefte aan hebben.

De noodzakelijke wetgeving en uitvoeringsbesluiten zullen in de eerste helft van 2017 ter goedkeuring worden voorgelegd aan de regering en het parlement zodat het nieuwe reglementaire kader tijdig gekend is. De ministerraad vraagt trouwens bijzondere aandacht voor de communicatie en de vorming van alle gebruikers.

Krachtlijnen van de hervorming:
Niet alleen komt er een databank voor de akten tot stand. Alle bestaande procedures worden gemoderniseerd en geherformuleerd. Het burgerlijk wetboek zal dus grondig herschreven worden en bevat ook de wettelijke basis van het digitale systeem, de regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het beheer van de databank.

Toekomstige akten worden enkel nog digitaal opgesteld, ondertekend en bewaard. Er komen uniforme modellen van gestandaardiseerde akten. De “oude akten” – daterend van voor de inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving – worden verplicht gedigitaliseerd bij een wijziging of aflevering van een uittreksel. Gemeenten mogen daarnaast ook zelf reeds oude akten opladen en dit zonder verplichting naar best vermogen.

De papieren authentieke bron die vandaag bestaat wordt een digitale authentieke bron. Dit biedt veel voordelen: * afdrukken en op papier bijwerken van de registers behoort tot het verleden * uittreksels zullen in de toekomst digitaal zijn en enkel op vraag in papieren vorm worden afgeleverd * overheden zullen zelf het Rijksregister of de databank burgerlijke stand moeten raadplegen of er hun gegevens verifiëren. De burger wordt vrijgesteld van het voorleggen van akten bij overheden, wanneer hij nog een akte nodig heeft kan hij rechtstreeks bij de centrale databank of in elke gemeente terecht * Rijksregister en burgerlijke stand worden gekoppeld: beide systemen worden gelijktijdig bijgewerkt en gesynchroniseerd, fouten worden opgespoord en verbeterd.

De digitalisering en de hercodificatie van de wetgeving van de burgerlijke stand is bovendien een opportuniteit om de procedures te vereenvoudigen, te versnellen en kostenbesparend te maken, zowel voor de gemeenten en de griffies als voor de burgers. Een naamswijziging, afstammingsprocedure of echtscheiding zal hierdoor ook korter en goedkoper worden. In de schoot van de FOD Justitie zal een centrale autoriteit worden opgericht met het oog op de doeltreffende fraudebestrijding inzake de erkenning van buitenlandse akten van de burgerlijke stand.

Vroegere wetswijzigingen

Het project modernisering loopt al verscheidene jaren. Een en ander resulteerde reeds in twee wetswijzigingen met als doel de modernisering alvast voor te bereiden door overbodige bepalingen en handelingen uit het burgerlijk wetboek te schrappen:
- de Wet van 14 januari 2013 houdende diverse bepalingen inzake werklastvermindering binnen Justitie, in het bijzonder hoofdstuk 3 met inwerkingtreding op [1 september 2013] (https://docs.google.com/file/d/0B26cG0qIOT-5eHFZTDU5eU9LYVU/edit?usp=sharing)
- de Wet van 25 april 2014 houdende diverse bepalingen betreffende Justitie, zie voor de wijzigingen deze uitgebreide samenvatting met inwerkingtreding op 24 mei 2014.